最高人民法院

最高人民法院關于加強司法檔案管理工作的通知

1963年4月24日，最高人民法院

全國地方各級人民法院：
自從我院和國家檔案局在1960年7月23日聯合發出《關于全國地方各級人民法院檔案管理工作若干規定的通知》以來，大多數地方的人民法院都在當地檔案管理機關的指導下，逐步地改善了自己的檔案管理工作，建立了必要的制度，較為妥善地保管了所有的司法檔案。不少高級人民法院和中級人民法院對下級人民法院的檔案工作也加強了領導，抓緊檢查督促，交流了經驗，改進了檔案管理工作。
但是，也還有一部分人民法院對檔案工作不夠重視，手續制度混亂，人員調動頻繁，管理的情況很不好。有的法院的部分案卷沒有及時歸檔，已經歸檔的，有的材料也不齊全；有一部分檔案被蟲蛀鼠咬損壞霉爛；有的法院甚至發生丟失大批案卷的嚴重情況。如遼寧省錦州市中級人民法院最近對全區各基層人民法院自建院以來所保管的司法檔案進行了檢查清理，發現都有丟失檔案的情況，有的幾十件，有的幾百件，錦西縣法院就丟失了700件。全區共丟失刑、民事檔案2122件，已找回369件，尚缺1753件，占歸檔總數的1．9％。這種情況在其他一些法院也有，已經對工作造成了很大損失，必須引起各地法院的注意，并應迅速改進。
司法檔案是國家的重要檔案之一，是人民法院審判工作和司法行政工作的歷史記錄。它對檢查人民法院執行國家的政策、法令的情況，對考查工作，總結經驗以及對國家制定法律提供資料，都有重要的作用。任何不重視檔案工作的想法和作法，都是錯誤的。為了糾正檔案管理工作中各種缺點和錯誤，進一步改進檔案管理工作，特提出以下幾點意見：
一、各級人民法院必須充分認識檔案工作的重要性，在黨委領導和當地檔案管理機關指導下，切實搞好這項工作。法院的領導同志要親自動手，檢查了解檔案工作情況，幫助檔案工作人員克服困難，解決問題，只依靠少數檔案工作人員去管，領導不過問，不去抓，是不可能作好這項工作的。高、中級人民法院除了管好本身的檔案工作以外，對于下級法院的檔案工作，要經常地有計劃地去了解情況，進行指導，及時幫助解決必須解決的問題，并隨時向上級法院反映情況。
二、必須建立必要的檔案管理制度。只有在文書立卷、歸檔、保管、調閱等各個環節都建立起嚴格制度以后，檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、提供利用等六項工作才能正常地進行，才能防止和克服混亂現象，有效地發揮檔案的應有作用。各地法院在這方面凡是制度不健全的，要迅速健全起來；已經健全的，要堅持執行，并不斷加以檢查和改進。
三、各高級人民法院要在今年內督促下級法院將所有的檔案普遍清理一次，檢查有無丟失的情況，對于那些檔案工作混亂、問題很多的法院，要特別抓緊幫助他們建立制度改進工作，嚴格杜絕丟失檔案現象的發生。已經丟失的檔案，一定要設法找回來。在檢查中，發現工作得好的，也要及時通報他們的經驗，供各地學習。
四、檔案工作人員要保持一定的穩定性、不要輕易調動，以便他們熟悉情況，積累經驗，作好工作。檔案工作人員調動時，一定要辦好交接手續，避免發生混亂現象。檔案工作是一項機要工作，配備的人員必須在政治上完全可靠。
五、有的法院檔案設備條件不好的，應該報請黨政領導機關予以解決，以利工作。
以上意見，希各級法院研究執行。請各高級人民法院于年底以前把檢查清理檔案的情況報告我院。