文化部

文化部關于印發《文化市場行政處罰案件檔案管理辦法（試行）》的通知

文市發〔2012〕26號


各省、自治區、直轄市文化廳（局），新疆生產建設兵團文化廣播電視局，西藏自治區、北京市、天津市、上海市、重慶市文化市場行政執法總隊：
　　現將《文化市場行政處罰案件檔案管理辦法（試行）》印發給你們，請結合工作實際貫徹執行。在執行中如發現問題，請及時反饋至我部文化市場司（010-59881010，whzf@163.com）。
　　特此通知。



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 文 化 部
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 2012年8月14日



文化市場行政處罰案件檔案管理辦法 （試 行）



　　第一章 總 則
　　第一條 為加強文化市場行政處罰案件檔案管理，規范文化市場行政處罰案件檔案的整理、保管和利用等工作，根據《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《文化市場綜合行政執法管理辦法》等有關法律、法規和規章的規定，制定本辦法。
　　第二條 本辦法所稱文化市場行政處罰案件檔案是指各級文化行政部門或者文化市場綜合行政執法機構（以下合并簡稱執法部門）依照法定程序，在辦理行政處罰案件過程中直接形成的，能反映案件真實情況、體現執法過程、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，依照一定組成規律和有機聯系制作形成的案卷。
　　文化市場行政處罰案件檔案分為適用簡易程序的文化市場行政處罰案件檔案和適用一般程序的文化市場行政處罰案件檔案。
　　第三條 文化市場行政處罰案件檔案管理工作應當遵循及時立卷、規范整理、定期歸檔、集中保管、方便利用的原則。
　　第四條 各級執法部門應當將文化市場行政處罰案件檔案管理工作作為文化市場綜合行政執法考評和行政執法責任制考核的重要指標。
　　上級執法部門應當對下級執法部門的文化市場行政處罰案件檔案管理工作進行監督指導，并定期進行評查和考核。
　　各級執法部門應當同時接受上級執法部門及同級檔案行政管理部門的監督指導，并定期對執法人員進行文化市場行政處罰案件檔案管理工作的相關培訓。
　　第五條 各級執法部門應當確定專門機構或者人員負責文化市場行政處罰案件檔案管理工作。

　　第二章 立 卷
　　第六條 文化市場行政處罰案件檔案由辦理案件的執法人員立卷。
　　執法人員應當從辦理案件之日起收集、整理與案件有關的各種文書、證據等文件材料，并在案件辦結之后及時立卷。
　　文件材料應當由專門機構或者人員審核，如發現存在缺失、重復、雜亂等問題，應當退回執法人員及時補充、整理。
　　第七條 執法部門應當將下列文化市場行政處罰案件文件材料立卷歸檔：
　　（一）有關案件來源及受理情況的材料；
　　（二）現場調查取證材料；
　　（三）當事人資格及身份證明材料；
　　（四）證據收集過程中形成的文件材料；
　　（五）采取強制措施的文件材料；
　　（六）立案審批表；
　　（七）涉案物品送交鑒定的相關文件材料；
　　（八）解除證據先行登記保存或者解除強制措施的相關文件材料；
　　（九）重大案件集體討論記錄；
　　（十）當事人陳述申辯相關文件材料；
　　（十一）聽證相關文書；
　　（十二）行政處罰事先告知書、決定書及送達回證；
　　（十三）責令改正通知書；
　　（十四）案件調查終結報告；
　　（十五）相關執行文書；
　　（十六）結案報告；
　　（十七）其他需要立卷歸檔的文件材料。
　　當事人不服行政處罰決定，提起行政復議、行政訴訟或者行政賠償的，行政復議、行政訴訟或者行政賠償過程中形成的相關文件材料，應當一并立卷歸檔。
　　第八條 文化市場行政處罰案件文件材料立卷歸檔時應當按照下列順序排列：
　　（一）行政處罰決定書和送達回證在前，其他文件材料在后；
　　（二）其他文件材料按照辦理案件的時間先后順序排列；
　　（三）對同一問題或事實進行說明的文件材料，結論性材料在前，依據性材料在后；批復在前，請示在后；原件在前，復印件在后；正件在前，附件在后；正式文印件在前，最終簽發稿在后。
　　法律、法規和規章對立卷歸檔順序另有規定的，從其規定。

　 第三章 組卷和歸檔
　　第九條 適用一般程序的文化市場行政處罰案件檔案原則上實行“一案一卷”；同一案件文件材料較多時，可以適當分成若干分卷。
　　涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私的案件，應當分成正副卷，將其中不宜公開的文件材料另行裝訂成副卷。
　　適用簡易程序的文化市場行政處罰案件檔案可以按照行政處罰決定書編號順序合并組卷，但每卷不得超過20個案件。
　　第十條 文化市場行政處罰案件檔案應當按照年度及結案時間先后順序編號組卷。
　　第十一條 文化市場行政處罰案件檔案應當依次由案卷封面、卷內文件目錄、卷內文件材料、備考表、封底等五個部分組成。多案合并組卷的，使用同一卷內文件目錄和備考表。
　　案卷封面可以采用硬卷皮和軟卷皮兩種格式。軟卷皮格式的封面內頁可印制案卷卷內目錄作為封二，封底內頁可印制案卷備考表作為封三。使用軟卷皮裝訂的案卷，應當裝入卷盒內保存。
　　案卷封面、卷內文件目錄、備考表、封底以及卷盒的規格尺寸及填寫要求按照相關國家標準規定執行。
　　第十二條 文化市場行政處罰案件檔案歸檔應當符合下列要求：
　　（一）文件材料原則上應當為原件，重復材料或者多余材料一律剔除；
　　（二）文件材料應當使用黑色或者藍黑色鋼筆、簽字筆或者毛筆書寫，保持字跡工整清晰、頁面整潔；涂改處應當由辦理案件的執法人員或者相關當事人簽名蓋章或者按捺手印，空白處應當劃線標注；
　　（三）對于破損、字跡模糊或者容易褪色的文件材料，應當進行修補或者復制；對于當事人使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙書寫的原始文件材料，應當進行復印；對于字跡難以辨認的文件材料，應當附上抄件，連同原件入卷；對于外文及少數民族文件材料，應當附上漢語譯文；
　　（四）對于需要附卷保存的信封，應當打開展平加貼襯紙，郵票不得撕揭；
　　（五）文件材料不得反裝、倒裝，頁面方向為橫向的，應將文字沖外擺放；
　　（六）文件材料的載體應當統一采用國際標準A4型紙張；較大的文件材料應當按照卷宗大小先對折再向外折疊，較小的文件材料應當采用國際標準A4型紙張托裱并加蓋騎縫章；
　　（七）案卷裝訂不得壓住字跡或者畫面，裝訂部位過窄或者有文字的材料，應當采用國際標準A4型紙張加邊、加襯、折疊；
　　（八）文件材料上的訂書釘等金屬物應當剔除，以防銹蝕；
　　（九）法律、法規和規章規定的其他要求。
　　第十三條 凡能附卷保存的物證原則上應當裝訂入卷。無法裝訂的，應當放入證物袋中，注明證物名稱、數量、特征、來源等信息后附卷保存。
　　不便附卷保存的物證或者照片、錄音、錄像、電子數據等文件資料，應當集中統一管理，并在案卷備考表中注明內容、數量、時間、地點、責任人及存放地點等信息。
　　第十四條 文化市場行政處罰案件檔案卷內文件材料應當按照規定順序排列后逐頁編號。頁號一律采用阿拉伯數字編寫在有文字的頁面的右上角、背面的左上角。
　　案卷封面、卷內文件目錄、備考表、證物袋、封底不編頁碼。有隔頁紙的，隔頁紙不編頁碼。
　　各分卷之間不連續編頁碼。
　　第十五條 案卷裝訂應當右齊、下齊，統一采用三孔一線的方法左側裝訂。訂卷繩應當系緊、打暗結，并在封底裝訂線結扣處粘貼封志，由立卷人及檔案管理部門加蓋騎縫章。
　　案卷厚度以不超過200頁或者20毫米為宜。材料過多的，應當按照順序分冊裝訂。
　　第十六條 文化市場行政處罰案件自行政處罰決定書送達之日起滿三個月未發生行政復議、行政訴訟的，應當自期滿之日起10日內完成歸檔工作；在法定期間發生行政復議、行政訴訟、行政賠償的，應當在復議決定書、法院判（裁）決書、賠償決定書下達并結案后10日內完成歸檔工作。

　　第四章 保管與利用
　　第十七條 各級執法部門應當設置文化市場行政處罰案件檔案專柜，并由專門人員進行管理。
保存聲像檔案資料的庫房，應當有專用的設備和必要的防護措施，并定期進行檢查，發現問題應當及時處理。
　　第十八條 檔案管理人員應當履行下列職責：
　　（一）負責案卷的接收、借閱和保管，確保檔案的完整與安全；
　　（二）負責檔案的編研和統計工作，確保檔案的有效利用；
　　（三）與檔案管理有關的其他工作。
　　檔案管理人員工作變動時，交接雙方應當對文化市場行政處罰案件檔案逐卷逐件進行清點，編制移交目錄，嚴格履行移交手續，工作交清后方可離職。
　　第十九條 文化市場行政處罰案件檔案涉及國家秘密事項的，按照國家相關保密法律法規規定管理。
　　第二十條 對已經歸檔的文化市場行政處罰案件檔案，不得修改檔案內容，不得私自增加或者抽取檔案材料。確實需增加檔案材料的，應當在征得執法部門負責人同意后，按照立卷歸檔的相關規定辦理，并在備考表中說明情況。
　　第二十一條 文化市場行政處罰案件檔案的保管期限分為定期、永久兩種。定期分為10年、30年。適用簡易程序的文化市場行政處罰案件檔案保管期限為10年，適用一般程序的文化市場行政處罰案件檔案保管期限為30年。
　　符合下列情況的文化市場行政處罰案件檔案應當永久保管：
　　（一）在全國范圍內有重大影響的；
　　（二）符合聽證條件的；
　　（三）復議機關改變原行政處罰決定或者在行政訴訟中敗訴的；
　　（四）其他應當永久保管的文化市場行政處罰案件檔案。
　　法律、法規和規章對文化市場行政處罰案件檔案保管期限有其他規定的，從其規定。
　　第二十二條 查閱文化市場行政處罰案件檔案應當進行登記。查閱案件檔案不得拆卷或者在案卷上涂改、勾劃、圈點、污損。
　　其他相關部門因工作需要要求查閱案件檔案時，應當出具正式查閱函件及查詢人員有效證件，經執法部門負責人批準后方可查閱。查閱中如需摘抄或者復印所查閱的內容，應當寫明復印用途，并經執法部門負責人批準。
　　第二十三條 執法部門應當成立檔案鑒定小組，對超過保管期限的文化市場行政處罰案件檔案按照有關規定進行鑒定，確定其是否具有繼續保存價值；對沒有繼續保存價值的，經執法部門負責人批準后按照有關規定進行銷毀。
　　銷毀文化市場行政處罰案件檔案，應當制作銷毀清冊，并由執行人和監銷人簽名或者蓋章。

　　第五章 附 則
　　第二十四條 檔案管理人員違反本辦法相關規定的，應當根據情節輕重依法給予行政處分；造成重大損失、情節嚴重的，依據《檔案法》的規定追究責任。
　　第二十五條 對已經立案但因客觀原因無法予以行政處罰并正式辦理結案或者終結手續的案件的檔案管理參照本辦法執行。
　　第二十六條 本辦法由文化部負責解釋。
　　第二十七條 本辦法自發布之日起實施。