農業部關于印發《拖拉機、聯合收割機牌證業務檔案管理規范》的通知
農業部關于印發《拖拉機、聯合收割機牌證業務檔案管理規范》的通知
農業部
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農機發[2013]1號
各省、自治區、直轄市及計劃單列市農機（農業、農牧）局（廳、委、辦），新疆生產建設兵團農業局，黑龍江省農墾總局：
為深入貫徹落實《農業機械安全監督管理條例》，進一步規范農業機械牌證業務檔案管理工作，提高農機安全監理的科學化、規范化和制度化水平，我部制定了《拖拉機、聯合收割機牌證業務檔案管理規范》，現予印發，請遵照執行。
農業部
2013年1月29日
附件：
拖拉機、聯合收割機牌證業務檔案管理規范.doc
http://www.moa.gov.cn/govpublic/NYJXHGLS/201303/P020130305611875566634.doc
拖拉機、聯合收割機牌證業務檔案管理規范
第一章 總 則
第一條 為貫徹落實《農業機械安全監督管理條例》，規范拖拉機、聯合收割機登記及駕駛證業務檔案(以下簡稱牌證業務檔案)管理，根據《拖拉機駕駛證申領和使用規定》、《拖拉機登記規定》和《聯合收割機及駕駛人安全監理規定》，制定本規范。
第二條 本規范所稱牌證業務檔案包括：拖拉機檔案、聯合收割機檔案、拖拉機駕駛證檔案、聯合收割機駕駛證檔案。
第三條 縣級以上農業機械化主管部門負責本轄區牌證業務檔案工作的管理，其所屬的農業機械安全監督管理機構(以下簡稱農機安全監理機構)承擔牌證業務檔案管理具體工作。上級農機安全監理機構對下級農機安全監理機構的牌證業務檔案管理工作進行指導和監督。直轄市農機安全監理機構可以統一管理本市牌證業務檔案。
第二章 收集與整理
收集
第四條 農機安全監理機構在辦理拖拉機、聯合收割機登記及駕駛證業務時，各業務崗位應同步收集相關資料，確保紙質檔案資料完整規范。
第五條 拖拉機檔案歸檔資料
（一）辦理注冊登記業務應當歸檔的資料：
1.《拖拉機注冊登記/轉入申請表》原件；
2.拖拉機所有人及其代理人、經辦人身份證明復印件；
3.拖拉機銷售發票復印件(發票注冊登記聯原件)或者其他能夠證明合法來歷的書面證明原件；
4.拖拉機整機出廠合格證明原件或復印件、有關單位證明原件；
5.安全技術檢驗合格證明原件；
6.上道路行駛的拖拉機交通事故責任強制保險憑證；
7.拖拉機的標準照片；
8.發動機號碼和拖拉機機身(底盤)或者掛車架號碼拓印膜；
9.受理憑證副本；
10.《拖拉機登記業務流程記錄單》原件。
（二）辦理所有人住所遷出業務、更換發動機或機身(底盤)或者掛車業務、更換整機業務、變更機身顏色業務、變更共同所有人姓名業務，應當歸檔的資料：
1.《拖拉機變更登記申請表》原件；
2.拖拉機所有人及其代理人、經辦人身份證明復印件；
3.按變更內容應另外存入相應的資料：
�、俪侠瓩C所有人住所遷出本農機安全監理機構管轄區外，收存變更后的拖拉機的標準照片；
�、诟鼡Q發動機、機身(底盤)或者掛車的，收存安全技術檢驗合格證明原件、拖拉機發動機、機身(底盤)或者掛車的出廠合格證明原件或復印件、相應拓印膜和銷售單位或者修理單位開具的發票復印件；
�、鄹鼡Q整機的,收存變更后的整機出廠合格證明原件或復印件、進口拖拉機的進口憑證原件、安全技術檢驗合格證明原件、發動機號碼和拖拉機機身(底盤)號碼拓印膜，原拖拉機的整機出廠合格證明或者進口拖拉機進口憑證復印件、發動機和機身(底盤)號碼拓印膜；
�、芡侠瓩C所有人住所遷出本農機安全監理機構管轄區的,收存發動機號碼和拖拉機機身(底盤)或者掛車架號碼拓印膜；
⑤兩人以上共同所有的拖拉機變更所有人姓名的, 收存變更前拖拉機所有人的身份證明復印件,共同所有該拖拉機的證明復印件；拖拉機為夫妻雙方共同所有的，要收存《居民戶口簿》復印件；變更后拖拉機所有人住所不在本農機安全監理機構管轄區域內的，要收存發動機號碼和拖拉機機身(底盤)或者掛車架號碼拓印膜；
4.受理憑證副本；
5.《拖拉機登記業務流程記錄單》原件。
拖拉機遷出轄區變更登記的，轉出地農機安全監理機構應當收存拖拉機登記信息表和《拖拉機變更登記申請表》復印件、拖拉機所有人的身份證明復印件、發動機號碼和拖拉機機身(底盤)或者掛車架號碼拓印膜、行駛證原件和《拖拉機登記業務流程記錄單》復印件另建檔案。
（三）辦理轉入業務應當歸檔的資料：
1.《拖拉機注冊登記/轉入申請表》原件；
2.拖拉機所有人及其代理人、經辦人身份證明復印件；
3.安全技術檢驗合格證明原件；
4.拖拉機的標準照片；
5.發動機號碼和拖拉機機身(底盤)或者掛車架號碼拓印膜；
6.受理憑證副本；
7.《拖拉機登記業務流程記錄單》原件。
�。ㄋ模┺k理變更備案業務應當歸檔的資料：
1.《拖拉機變更備案申請表》原件；
2.拖拉機所有人及其代理人、經辦人身份證明復印件；
3.拖拉機登記事項變更的相關證明原件；
4.受理憑證副本；
5.《拖拉機登記業務流程記錄單》原件。
�。ㄎ澹┺k理轉移登記業務應當歸檔的資料：
1.《拖拉機轉移登記申請表》原件；
2.拖拉機轉移前、后的所有人及其代理人、經辦人身份證明復印件；
3.拖拉機交易發票復印件或者其他能夠證明合法來歷的書面證明原件；
4.拖拉機的標準照片；
5.轉移后拖拉機所有人住所不在管轄區域內的，應當收存發動機號碼和拖拉機機身(底盤)或者掛車架號碼拓印膜；
6.受理憑證副本；
7.《拖拉機登記業務流程記錄單》原件。
拖拉機遷出轄區轉移登記的，轉出地農機安全監理機構應當收存拖拉機登記信息表和《拖拉機轉移登記申請表》復印件、拖拉機所有人的身份證明復印件、發動機號碼和拖拉機機身(底盤)或者掛車架號碼拓印膜、行駛證原件和《拖拉機登記業務流程記錄單》復印件另建檔案。
（六）辦理抵押登記業務應當歸檔的資料：
1.《拖拉機抵押/注銷抵押登記申請表》原件；
2.抵押人和抵押權人及其代理人、經辦人身份證明復印件；
3.抵押合同副本或者復印件；
4.受理憑證副本；
5.《拖拉機登記業務流程記錄單》原件。
(七)辦理注銷抵押業務應當歸檔的資料：
1.《拖拉機抵押/注銷抵押登記申請表》原件;
2.抵押人和抵押權人及其代理人、經辦人身份證明復印件;
3.受理憑證副本；
4.《拖拉機登記業務流程記錄單》原件。
�。ò耍┺k理注銷登記業務應當歸檔的資料：
1.《拖拉機停駛、復駛/注銷登記申請表》原件；
2.拖拉機所有人及其代理人、經辦人身份證明復印件；
3.拖拉機登記證書原件；
4.行駛證原件；
5.報廢回收證明原件、滅失證明原件等相關證明資料；
6.受理憑證副本；
7.注銷證明副本；
8.《拖拉機登記業務流程記錄單》原件。
（九）辦理停(復)駛業務應當歸檔的資料:
1.《拖拉機停駛、復駛/注銷登記申請表》原件;
2.拖拉機所有人及其代理人、經辦人身份證明復印件;
3.受理憑證副本;
4.辦理停駛業務的，要收存停駛憑證副本；
5.《拖拉機登記業務流程記錄單》原件。
（十）辦理補(換)領牌證業務應當歸檔的資料：
1.《補領、換領拖拉機牌證申請表》原件；
2.拖拉機所有人及其代理人、經辦人身份證明復印件；
3.拖拉機牌證丟失、滅失書面聲明；
4.補領或者換領拖拉機行駛證的，要收存拖拉機的標準照片；
5.補領或者換領拖拉機登記證書的，要收存發動機號碼和拖拉機機身(底盤)或者掛車架號碼拓印膜；
6.受理憑證副本；
7.《拖拉機登記業務流程記錄單》原件。
�。ㄊ唬┺k理核發拖拉機檢驗合格標志業務應當歸檔的資料：
1.安全技術檢驗合格證明原件；
2.上道路行駛的拖拉機交通事故責任強制保險憑證；
3.委托檢驗的，委托方收存《委托核發拖拉機檢驗合格標志通知書回執》、上道路行駛的拖拉機交通事故責任強制保險憑證。受委托檢驗方留存《委托核發拖拉機檢驗合格標志通知書》、安全技術檢驗合格證明原件。
(十二)辦理登記事項更正業務應當歸檔的資料：
1.《拖拉機登記事項更正申請表》原件；
2.拖拉機所有人及其代理人、經辦人身份證明復印件；
3.需要重新制作拖拉機行駛證的，要留存拖拉機的標準照片；
4.受理憑證副本；
5.《拖拉機登記業務流程記錄單》原件。
第六條 聯合收割機檔案歸檔資料
�。ㄒ唬┺k理注冊登記業務應當歸檔的資料：
1.《聯合收割機注冊登記/轉入申請表》原件;
2.聯合收割機所有人及其代理人、經辦人身份證明復印件;
3.聯合收割機銷售發票復印件(發票注冊登記聯原件)或者其他能夠證明合法來歷的書面證明原件;
4.聯合收割機的整機出廠合格證明原件或復印件、有關單位證明原件;
5.安全技術檢驗合格證明原件;
6.聯合收割機的標準照片;
7.發動機號碼和聯合收割機機身號碼拓印膜;
8.受理憑證副本;
9.《聯合收割機登記業務流程記錄單》原件。
�。ǘ┺k理所有人住所遷出業務、更換發動機業務、改變機身顏色業務、更換整機業務、變更共同所有人姓名業務，應當歸檔的資料：
1.《聯合收割機變更登記申請表》原件;
2.聯合收割機所有人及其代理人、經辦人身份證明復印件;
3.按變更內容應當收存相應的業務資料：
�、俪摵鲜崭顧C所有人住所遷出本農機安全監理機構管轄區外，收存變更后的聯合收割機的標準照片；
�、诟鼡Q發動機的,收存安全技術檢驗合格證明原件、聯合收割機發動機出廠合格證明原件或復印件、聯合收割機發動機號碼拓印膜和銷售單位或者修理單位開具的發票復印件；
�、鄹鼡Q整機的, 收存變更后的整機出廠合格證明原件或復印件、進口聯合收割機的進口憑證原件、安全技術檢驗合格證明原件、發動機號碼和聯合收割機機身號碼拓印膜，原聯合收割機的整機出廠合格證明或者進口憑證復印件、發動機號碼和聯合收割機機身號碼拓印膜；
�、苈摵鲜崭顧C所有人住所遷出本農機安全監理機構管轄區的, 收存發動機號碼和聯合收割機機身號碼拓印膜；
�、輧扇艘陨瞎餐械穆摵鲜崭顧C變更所有人姓名的, 收存變更前聯合收割機所有人的身份證明復印件,共同所有該聯合收割機的證明復印件；聯合收割機為夫妻雙方共同所有的，要收存《居民戶口簿》復印件；變更后聯合收割機所有人住所不在本農機安全監理機構管轄區域內的，要收存發動機號碼和聯合收割機機身號碼拓印膜；
4.受理憑證副本；
5.《聯合收割機登記業務流程記錄單》原件。
聯合收割機遷出轄區變更登記的，轉出地農機安全監理機構應當收存聯合收割機登記信息表和《聯合收割機變更登記申請表》復印件、聯合收割機所有人的身份證明復印件、發動機號碼和聯合收割機機身號碼拓印膜、行駛證原件和《聯合收割機登記業務流程記錄單》復印件另建檔案。
（三）辦理轉入業務應當歸檔的資料：
1.《聯合收割機注冊登記/轉入申請表》原件；
2.聯合收割機所有人及其代理人、經辦人身份證明復印件；
3.安全技術檢驗合格證明原件；
4.聯合收割機的標準照片；
5.發動機號碼和聯合收割機機身號碼拓印膜；
6.受理憑證副本；
7.《聯合收割機登記業務流程記錄單》原件。
（四）辦理轉移登記業務應當歸檔的資料：
1.《聯合收割機轉移登記申請表》原件；
2.聯合收割機轉移前、后的所有人及其代理人、經辦人身份證明復印件；
3.聯合收割機交易發票復印件或者其他能夠證明合法來歷的書面證明原件；
4. 聯合收割機的標準照片；
5.轉移后聯合收割機所有人住所不在管轄區域內的，應當收存發動機號碼和機身號碼拓印膜；
6.受理憑證副本；
7.《聯合收割機登記業務流程記錄單》原件。
聯合收割機遷出轄區轉移登記的，轉出地農機安全監理機構應當收存聯合收割機登記信息表和《聯合收割機轉移登記申請表》復印件、聯合收割機所有人的身份證明復印件、發動機號碼和聯合收割機機身號碼拓印膜、行駛證原件和《聯合收割機登記業務流程記錄單》復印件另建檔案。
�。ㄎ澹┺k理注銷登記業務應當歸檔的資料：
1.《聯合收割機注銷登記申請表》原件；
2.聯合收割機所有人及其代理人、經辦人身份證明復印件；
3.行駛證原件；
4.報廢回收證明原件、滅失證明原件等相關證明資料；
5.受理憑證副本；
6.注銷證明副本；
7.《聯合收割機登記業務流程記錄單》原件。
（六）辦理補(換)領牌證業務應當歸檔的資料：
1.《補領、換領聯合收割機牌證申請表》原件；
2.聯合收割機所有人及其代理人、經辦人身份證明復印件；
3.聯合收割機牌證丟失、滅失書面聲明；
4.補領或者換領聯合收割機行駛證的，要收存聯合收割機的標準照片；
5.受理憑證副本；
6.《聯合收割機登記業務流程記錄單》原件。
（七）辦理簽注聯合收割機行駛證年度檢驗合格有效期業務應當歸檔的資料：
1.安全技術檢驗合格證明原件；
2.委托檢驗的，委托方收存《委托辦理聯合收割機檢驗合格有效期簽注通知書回執》，受委托檢驗方留存《委托辦理聯合收割機檢驗合格有效期簽注通知書》、安全技術檢驗合格證明原件。
�。ò耍┺k理登記事項更正業務應當歸檔的資料：
1.《聯合收割機登記事項更正申請表》原件；
2.聯合收割機所有人及其代理人、經辦人身份證明復印件；
3.需要重新制作聯合收割機行駛證的，要留存聯合收割機的標準照片；
4.受理憑證副本；
5.《聯合收割機登記業務流程記錄單》原件。
第七條 拖拉機駕駛證檔案歸檔資料
（一）辦理初次申領駕駛證業務應當歸檔的資料：
1.《拖拉機駕駛證申請表》原件；
2.申請人身份證明復印件；
3.《拖拉機駕駛人身體條件證明》原件；
4.駕駛培訓記錄原件；
5.受理憑證副本；
6. 科目一考試預約憑證原件；
7.《拖拉機駕駛技能準考證明》原件；
8.《拖拉機駕駛人考試成績表》原件；
9. 科目一考試試卷原件或計算機考試成績單原件；
10.科目二、三、四考試評判記錄原件；
11.《拖拉機駕駛證業務流程記錄單》原件。
（二）辦理增加準駕機型業務應當歸檔的資料：
1.《拖拉機駕駛證申請表》原件；
2.申請人的身份證明復印件；
3.原拖拉機駕駛證原件；
4.《拖拉機駕駛人身體條件證明》原件；
5.駕駛培訓記錄原件；
6.受理憑證副本；
7.科目一考試預約憑證原件；
8.《拖拉機駕駛技能準考證明》原件；
9.《拖拉機駕駛人考試成績表》原件；
10.科目一考試試卷原件或計算機考試成績單原件；
l1.相應的科目二、三、四考試評判記錄原件；
12.《拖拉機駕駛證業務流程記錄單》原件。
（三）辦理駕駛證換證業務應當歸檔的資料：
1.《拖拉機駕駛證申請表》原件；
2.申請人及其代理人、經辦人的身份證明復印件；
3.身份信息變化和證件損毀換證的，收存原拖拉機駕駛證原件；
4.有效期滿換證的,應當收存《拖拉機駕駛人身體條件證明》原件；
5.受理憑證副本；
6.《拖拉機駕駛證業務流程記錄單》原件。
�。ㄋ模┺k理駕駛證轉出業務應當歸檔的資料：
1.《拖拉機駕駛證申請表》原件；
2.申請人及其代理人、經辦人的身份證明復印件；
3.受理憑證副本；
4.《拖拉機駕駛證轉出通知單(存根聯)》原件；
5.《拖拉機駕駛證業務流程記錄單》原件。
駕駛證轉出的，轉出地農機安全監理機構應當收存拖拉機駕駛證信息表和《拖拉機駕駛證申請表》復印件、申請人身份證明復印件、《拖拉機駕駛證業務流程記錄單》復印件另建檔案。
�。ㄎ澹┺k理駕駛證轉入業務應當歸檔的資料：
1.《拖拉機駕駛證申請表》原件；
2.申請人及其代理人、經辦人的身份證明復印件；
3.《拖拉機駕駛證轉出通知單》原件；
4.原駕駛證原件；
5.受理憑證副本；
6.《拖拉機駕駛證業務流程記錄單》原件。
�。┺k理補證業務應當歸檔的資料：
1.《拖拉機駕駛證申請表》原件;
2.申請人及其代理人、經辦人的身份證明復印件;
3.拖拉機駕駛證遺失聲明原件;
4.受理憑證副本;
5.《拖拉機駕駛證業務流程記錄單》原件。
�。ㄆ撸┺k理駕駛證注銷業務應當歸檔的資料：
1.《拖拉機駕駛證申請表》原件；
2.申請人的身份證明復印件；
3.拖拉機駕駛證原件；
4.能夠證明注銷原因的相關文書原件；
5.屬于申請注銷的，要收存受理憑證副本；
6.注銷憑證副本；
7.《拖拉機駕駛證業務流程記錄單》原件。
（八）辦理60周歲以上拖拉機駕駛人的審驗業務應當歸檔的資料：
《拖拉機駕駛人身體條件證明》原件。
�。ň牛┺k理拖拉機駕駛人在一個記分周期內累積記分達到12分的審驗業務應當歸檔的資料:
1.《拖拉機駕駛人考試成績表》原件；
2.一個記分周期內，1次達到12分的，收存科目一考試試卷或計算機考試成績單；
3.一個記分周期內，２次以上(含２次)達到12分的，收存科目一考試試卷或計算機考試成績單和科目四考試評判記錄原件；
4.行政處罰文書等相關證明資料。
（十）辦理拖拉機駕駛證檔案記載事項更正業務應當歸檔的資料：
1.《拖拉機駕駛證檔案記載事項更正申請表》原件；
2.屬于更正駕駛證記載信息的，要收存原拖拉機駕駛證原件；
3.屬于拖拉機駕駛人申請更正的，要收存拖拉機駕駛人身份證明復印件和受理憑證副本;
4.《拖拉機駕駛證業務流程記錄單》原件。
第八條 聯合收割機駕駛證檔案歸檔資料
（一）辦理初次申領駕駛證業務應當歸檔的資料：
1.《聯合收割機駕駛證申請表》原件；
2.申請人的身份證明復印件；
3.《聯合收割機駕駛人身體條件證明》原件；
4.駕駛培訓記錄原件；
5.受理憑證副本；
6.科目一考試預約憑證原件；
7.《聯合收割機駕駛人準考證明》原件；
8.《聯合收割機駕駛人考試成績表》原件；
9.科目一考試試卷原件或計算機考試成績單原件；
10.相應的科目二、三、四考試評判記錄原件；
11.《聯合收割機駕駛證業務流程記錄單》原件。
�。ǘ┺k理增加準駕機型業務應當歸檔的資料：
1.《聯合收割機駕駛證申請表》原件；
2.申請人的身份證明復印件；
3.原聯合收割機駕駛證；
4.《聯合收割機駕駛人身體條件證明》原件；
5.駕駛培訓記錄原件；
6.受理憑證副本；
7.科目一考試預約憑證原件；
8.《聯合收割機駕駛技能準考證明》原件；
9.《聯合收割機駕駛人考試成績表》原件；
10.科目一考試試卷原件或計算機考試成績單原件；
11.相應的科目二、三、四考試評判記錄原件；
12.《聯合收割機駕駛證業務流程記錄單》原件。
（三）辦理駕駛證換證業務應當歸檔的資料：
1.《聯合收割機駕駛證申請表》原件；
2.申請人及其代理人、經辦人的身份證明復印件；
3. 身份信息變化和證件損毀換證的，收存原聯合收割機駕駛證原件；
4.有效期滿換證的,應當收存《聯合收割機駕駛人身體條件證明》原件；
5.受理憑證副本；
6.《聯合收割機駕駛證業務流程記錄單》原件。
（四）辦理駕駛證轉出業務應當歸檔的資料：
1.《聯合收割機駕駛證申請表》原件；
2.申請人及其代理人、經辦人的身份證明復印件；
3.受理憑證副本；
4.《聯合收割機駕駛證轉出通知單(存根聯)》原件；
5.《聯合收割機駕駛證業務流程記錄單》原件。
駕駛證轉出的，轉出地農機安全監理機構應當收存聯合收割機駕駛證信息表和《聯合收割機駕駛證申請表》復印件、申請人身份證明復印件、《聯合收割機駕駛證業務流程記錄單》復印件另建檔案。
（五）辦理駕駛證轉入換證業務應當歸檔的資料：
1.《聯合收割機駕駛證申請表》原件；
2.申請人及其代理人、經辦人的身份證明復印件；
3.《聯合收割機駕駛證轉出通知單》原件；
4.原駕駛證原件；
5.受理憑證副本；
6.《聯合收割機駕駛證業務流程記錄單》原件。
�。┺k理駕駛證補證業務應當歸檔的資料：
1.《聯合收割機駕駛證申請表》原件；
2.申請人及其代理人、經辦人的身份證明復印件；
3.聯合收割機駕駛證遺失聲明原件；
4.受理憑證副本；
5.《聯合收割機駕駛證業務流程記錄單》原件。
�。ㄆ撸┺k理駕駛證注銷業務應當歸檔的資料：
1.《聯合收割機駕駛證申請表》原件；
2.申請人的身份證明復印件；
3.聯合收割機駕駛證原件；
4.能夠證明注銷原因的相關文書原件；
5.屬于申請注銷的，要收存受理憑證副本；
6.注銷憑證副本；
7.《聯合收割機駕駛證業務流程記錄單》原件。
�。ò耍┺k理年齡在60周歲以上聯合收割機駕駛人的審驗業務應當歸檔的資料：
《聯合收割機駕駛人身體條件證明》原件。
（九）辦理聯合收割機駕駛證檔案記載事項更正業務應當歸檔的資料：
1.《聯合收割機駕駛證檔案記載事項更正申請表》原件；
2.屬于更正駕駛證記載信息的，要收存原聯合收割機駕駛證原件；
3.屬于聯合收割機駕駛人申請更正的，要收存聯合收割機駕駛人身份證明復印件和受理憑證副本；
4.《聯合收割機駕駛證業務流程記錄單》原件。
第九條 農機安全監理機構辦理各項拖拉機、聯合收割機登記及駕駛證業務，除本規范第五條、第六條、第七條、第八條規定以外，按規定和實際需要應當歸檔的其他資料，由省級農機安全監理機構規定存入牌證業務檔案。
第二節 整理
第十條 拖拉機、聯合收割機登記及駕駛證業務辦結后，檔案管理人員應及時整理有關資料建立牌證業務檔案。
牌證業務檔案歸檔資料應當做到手續完備、資料齊全、信息完整。
第十一條 牌證業務檔案應當按照本規范第二條規定分類建立。拖拉機檔案和聯合收割機檔案一機一檔，拖拉機駕駛證檔案和聯合收割機駕駛證檔案一證一檔。
持有聯合收割機駕駛證增駕拖拉機機型的，原聯合收割機駕駛證檔案并入增駕后的拖拉機駕駛證檔案。
第十二條 辦理單項牌證業務的歸檔資料按本規范第五條、第六條、第七條、第八條規定的順序排列。
牌證業務檔案資料按照辦理單項業務時間的先后順序前后排列。
第十三條 牌證業務檔案資料規格應當為國際標準的Ａ４紙尺寸，小于A4紙尺寸的資料粘貼在Ａ４紙尺寸的“農機安全監理檔案資料粘貼紙”上，大于Ａ４紙尺寸的資料按Ａ４紙尺寸折疊。
第十四條 檔案資料手工填寫時應當使用黑色或者蘭色墨水筆，做到書寫工整、準確。
拖拉機、聯合收割機的標準照片和發動機號碼、機身(底盤)號碼、掛車架號碼拓印膜粘貼在《拖拉機登記業務流程記錄單》、《聯合收割機登記業務流程記錄單》相應位置。
第十五條 拖拉機檔案和聯合收割機檔案編號為拖拉機、聯合收割機的登記編號。
拖拉機駕駛證檔案和聯合收割機駕駛證檔案按照相關行業標準規定編號。
第十六條 辦理單項牌證業務的檔案資料首頁應設置目錄。目錄應當記載檔案編號、業務種類、檔案資料名稱等信息。
第十七條 牌證業務檔案資料以左頁邊和下頁邊為準疊放整齊，裝訂成冊。
第三章 檔案保管
第十八條 農機安全監理機構應當確定牌證業務檔案管理專門人員和崗位職責，并建立相應的管理制度。
任何單位和個人不得擅自涂改、故意損毀或者偽造牌證業務檔案，不得隨意泄露檔案信息。
第十九條 農機安全監理機構應當設置專用檔案室(庫)，并在檔案室(庫)內設立檔案查閱室。檔案室(庫)應當遠離易燃、易爆和有腐蝕性氣體等場所，并配置防火、防盜、防高溫、防潮濕、防塵和防蟲鼠的設施和設備。
第二十條 保管牌證業務檔案應當使用規范的檔案裝具和符合相關標準的檔案用品。
牌證業務檔案裝袋保管。檔案袋規格式樣由農業部農業機械化管理司制定。
牌證業務檔案按照檔案編號從小到大排列。按照從上到下、從左到右的方式裝柜存放保管。
第二十一條 除拖拉機、聯合收割機遷出轄區和拖拉機、聯合收割機駕駛證轉出以外，已入庫的牌證業務檔案原則上不得出庫。確須出庫的，應當登記并完善交接手續。
第二十二條 辦理拖拉機停駛、核發年度檢驗合格標志和簽注聯合收割機行駛證年度檢驗合格有效期業務留存的相應資料可以不存入牌證業務檔案袋，按順序排列，單獨集中保管。拖拉機、聯合收割機遷出和注銷的，須將最近2年核發拖拉機年度檢驗合格標志或者簽注聯合收割機行駛證年度檢驗合格有效期的相應業務資料存入拖拉機、聯合收割機檔案。
教練用拖拉機、聯合收割機的檔案應當按各自的登記編號順序單獨集中保管。
第二十三條 牌證業務紙質檔案按照以下分類確定保管期限：
�。ㄒ唬┩侠瓩C、聯合收割機牌證業務檔案，永久保管。
�。ǘ┍坏蹁N拖拉機駕駛證的檔案，按吊銷年限確定保管期限(分別為2年、5年、10年、永久)。
�。ㄈ┢渌蜃N的牌證業務檔案，保管期限為2年。
（四）被撤銷許可的牌證業務檔案，保管期限為3年。
�。ㄎ澹┩侠瓩C、聯合收割機年度檢驗資料，保管期限為2年。
第二十四條 超過保管期限的牌證業務檔案，經鑒定確無保存價值的，應制作檔案銷毀登記簿，書面報告省級農機安全監理機構，經書面批準后方可銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀檔案。
檔案銷毀登記簿應當記載檔案類別、檔案編號、注銷原因、保管到期日期等信息。
第二十五條 農機安全監理機構銷毀牌證業務檔案，應當指定監銷人、銷毀人和銷毀地點，防止檔案遺失和泄密。
銷毀檔案應當制作檔案銷毀記錄，記載檔案類別、份數、批準機關及批準文號、銷毀地點、銷毀日期等信息。監銷人和銷毀人要在檔案銷毀記錄上簽字。
檔案銷毀記錄連同檔案銷毀登記簿裝訂成冊，永久保管。
第二十六條 因意外事件致使牌證業務檔案損毀、丟失的，承擔牌證業務檔案管理具體工作的農機安全監理機構應當按下列程序補建：
（一）書面報告省級農機安全監理機構審批。
�。ǘ┦〖夀r機安全監理機構書面批準后，打印計算機管理系統內的所有記錄信息并補充收存拖拉機、聯合收割機所有人或者駕駛人身份證明復印件和行駛證、駕駛證復印件補建檔案。
�。ㄈ┡谱C業務檔案補建完畢后報省級農機安全監理機構審核，核準后出具書面核對公函。
（四）將省級農機安全監理機構書面批準補建檔案的文件和補建檔案的核對公函存入補建后的檔案。
牌證業務檔案在辦理轉出尚未轉入期間損毀或者丟失的，由轉出地的農機安全監理機構申請補建。
第四章 檔案服務
第二十七條 農機安全監理機構使用計算機信息系統辦理牌證業務，按規定的內容和形式采集并存儲相關信息，形成電子檔案并永久保管。電子檔案必須與紙質檔案記載內容完全一致。
農機安全監理機構可以按權限查詢牌證業務電子檔案。
第二十八條 農機安全監理機構應當按年度從電子檔案中提取存檔信息，打印建立牌證業務檔案總賬和分賬。
牌證業務檔案總賬按檔案類別建立，分賬可根據實際需要建立。
第二十九條 農機安全監理機構對因公辦案需要查閱牌證業務檔案的，應當審查其提交的檔案查詢公函和經辦人工作證明；對拖拉機、聯合收割機所有人或者駕駛人查閱本人牌證業務檔案的，應當審查其身份證明。
查閱牌證業務檔案應當填寫牌證業務檔案查閱登記簿，報經業務領導批準，在檔案查閱室進行，并有檔案管理人員在場。檔案查詢公函應當存入牌證業務檔案。
需要出具證明或者復制檔案資料的，應當經業務領導批準并在證明材料或者檔案復制件上加蓋業務專用章。
第三十條 因公辦案和農機安全監理業務需要調閱牌證業務檔案的，應當履行必要的交接手續。
第三十一條 司法機關或行政執法機關依法查封、扣押拖拉機、聯合收割機或者駕駛人有違法行為未依法處理完結的，農機安全監理機構應當將相關公函和證明資料存入相應的牌證業務檔案，并在計算機信息系統中鎖定電子檔案。
原查封機關通知解封拖拉機或聯合收割機檔案或者駕駛人違法行為依法處理完結的，農機安全監理機構將相關公函和證明資料存入牌證業務檔案，并在計算機信息系統中解除電子檔案鎖定狀態。
第三十二條 已注冊登記的拖拉機、聯合收割機被盜搶，其所有人申請封存該機檔案的，參照第三十一條的規定辦理。
第三十三條 辦理拖拉機、聯合收割機遷出和拖拉機、聯合收割機駕駛證轉出業務應當密封檔案，由轉出地農機安全監理機構移交或者由申請人攜帶至轉入地農機安全監理機構。
拖拉機、聯合收割機遷出的檔案密封袋上應當注明：“請妥善保管并于90日內到轉入地農機安全監理機構申請辦理拖拉機轉入；不得拆封”或者“請妥善保管并于90日內到轉入地農機安全監理機構申請辦理聯合收割機轉入；不得拆封”。
拖拉機、聯合收割機駕駛證轉出的檔案密封上應當注明：“請妥善保管并于30日內到轉入地農機安全監理機構申請辦理轉入；不得拆封”。
第五章 附則
第三十四條 省級農業機械化主管部門可以根據本規范制定實施細則。
第三十五條 本規范自印發之日起施行。
附表：1. 拖拉機、聯合收割機檔案袋式樣
2. 拖拉機、聯合收割機駕駛證檔案袋式樣
附表1
拖拉機、聯合收割機檔案袋式樣
正面：
http://www.moa.gov.cn/govpublic/NYJXHGLS/201303/t20130305_3239242.htm
背面：
http://www.moa.gov.cn/govpublic/NYJXHGLS/201303/t20130305_3239242.htm
檔案袋使用110g牛皮紙制作，封面檔案種類名稱文字為二號加粗宋體，封面其他印刷文字和封底目錄標題印刷文字用三號加粗宋體，封底目錄表格印刷文字用四號宋體。
附表2
拖拉機、聯合收割機駕駛證檔案袋式樣
正面：
http://www.moa.gov.cn/govpublic/NYJXHGLS/201303/t20130305_3239242.htm
背面：
http://www.moa.gov.cn/govpublic/NYJXHGLS/201303/t20130305_3239242.htm
檔案袋使用110g牛皮紙制作，封面檔案種類名稱文字為二號加粗宋體，封面其他印刷文字和封底目錄標題印刷文字用三號加粗宋體，封底目錄表格印刷文字用四號宋體。
