國家林業局

國家林業局關于印發《退耕還林工程檔案管理辦法》的通知
林退發〔2015〕38號

各有關省、自治區、直轄市林業廳（局），新疆生產建設兵團林業局：
為進一步規范退耕還林工程檔案管理工作，適應新一輪退耕還林工程實施的需要，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等法律法規以及《林業重點工程檔案管理辦法》、《新一輪退耕還林還草總體方案》的要求，我局研究制定了《退耕還林工程檔案管理辦法》（見附件），現印發給你們，請遵照執行。

附件：退耕還林工程檔案管理辦法



國家林業局
2015年4月2日




退耕還林工程檔案管理辦法



第一章 總 則


第一條 為規范退耕還林工程檔案管理工作，更好地為新一輪退耕還林工程建設服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等法律法規以及《林業重點工程檔案管理辦法》、《新一輪退耕還林還草總體方案》的要求，制定本辦法。
第二條 本辦法適用于國務院批準實施的退耕還林工程檔案管理工作。
第三條 退耕還林工程檔案管理工作是退耕還林工程建設的重要基礎工作，應將其納入工程管理的全過程，與工程建設同步實施。
第四條 退耕還林工程檔案是部門或單位檔案全宗中不可分割的重要組成部分，必須與其他門類的檔案（文書檔案、財會檔案、設備檔案等）一起實行集中統一管理。
第五條 退耕還林工程檔案管理工作實行統一領導、分級管理的原則。國家林業局監督、檢查和指導全國的退耕還林工程檔案管理工作；縣級以上地方各級林業主管部門監督、檢查和指導轄區內的退耕還林工程檔案管理工作，并在業務上接受上級林業主管部門和同級檔案行政管理部門的監督、檢查和指導。
第六條 退耕還林工程檔案管理工作實行領導責任制，分管工程的負責人要對工程檔案管理工作負全責。
第七條 各級林業主管部門要保證開展工程檔案管理工作的所需資金、設施和設備。有條件的地方應開展檔案管理的電子化、信息化和網絡化建設。


第二章 檔案管理制度


第八條 各級林業主管部門要根據退耕還林工程特點建立健全工程文件材料的整理、保管、利用、保密、鑒定、銷毀等管理制度。
第九條 檔案管理制度要根據內容分別張貼于檔案庫、檔案辦公室、檔案閱覽室等墻上醒目之處，切實起到時刻警醒和對照標準的作用。
第十條 要嚴格按照各項管理制度辦事，規范管理，確保工程檔案的完整、準確、系統、安全和借閱方便。
第十一條 要定期對檔案管理制度執行情況進行檢查，發現問題，及時糾正。
第十二條 要制定獎懲措施，對于在退耕還林工程檔案管理工作中做出突出成績的，應予表揚；對于違反有關規定，造成工程檔案材料失真、損毀或丟失的，應予以嚴肅處理。


第三章 檔案管理人員


第十三條 要根據實際情況，配備能力強、素質高的專（兼）職工程檔案管理人員，并保證檔案管理人員的相對穩定。
第十四條 檔案管理人員是工程建設的管理人員，依照國家有關規定，其在職務晉升、職稱評聘及其他待遇上享受與工程管理人員同等待遇。
第十五條 檔案管理人員要經過檔案管理和退耕還林業務知識考核，達到要求的方能上崗工作；要定期對檔案管理人員進行培訓，提高檔案管理人員的業務能力和責任心。
第十六條 檔案管理人員要恪盡職守、任勞任怨，要嚴格按照檔案管理制度辦事，認真做好工程文件材料的收集、整理、鑒定、保管和借閱等工作。


第四章 形成和整理


第十七條 各級林業主管部門應將工程文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作納入工程管理程序，列入有關部門和人員的職責范圍。
第十八條 各級林業主管部門應將工程檔案的建立與管理作為重要內容納入工程實施的方案中，確保工程檔案的完整、準確與系統。
第十九條 工程技術人員要隨時收集在工程實施過程中形成的工程文件材料，并按規定交由工程檔案管理人員進行整理、保管和借閱。工程技術人員在工作調動前，須將個人保存的文件材料悉數移交工程檔案管理人員，不得擅自帶離原單位或據為己有。
第二十條 歸檔的工程文件材料要字跡工整、圖樣清晰、簽字手續完備。凡需歸檔的數據表格要填寫完整，準確無誤。對于作業設計、檢查驗收和政策兌現等關鍵環節的檔案，要注明編制人、調查人、驗收人、補助領取人、批準人及時間等。
第二十一條 對于錄音、錄像、照片、計算機存儲介質等非紙質材料，應按照存儲介質的不同，進行不同的加工處理。對于錄音、錄像和計算機存儲介質等材料，應在每份介質上配以相應的目錄和說明；對于照片和圖片，則應配有簡潔的文字說明，用以標明時間、地點、人物、事件。各介質與相關材料之間，要建立關聯互見號。


第五章 歸 檔


第二十二條 按照行政級別，省級、地（市級）、縣級、鄉鎮級林業主管部門分別建檔。在同一行政級別內，技術檔案、文書檔案、財會檔案等不同門類自編檔號，各成體系。
第二十三條 歸檔的內容主要包括各類文件、講話、方案、設計、標準、辦法、規定，形成的調查、檢查、證件發放、補助兌現、監測、會議、培訓、總結等材料，簽訂的合同書、責任書，相關的憑證、圖、表、卡、冊、聲、像資料等以及其他一些需要歸檔的資料。
第二十四條 歸檔門類
（一）技術檔案：年度計劃、實施方案、總體設計、作業設計、工程施工、檢查驗收、政策兌現、后期管護等各環節所形成的報告、圖、表、卡、冊等原始材料。
（二）文書檔案：各類文件、合同協議、會議材料、培訓材料、管理辦法、技術標準、工作總結、有關案件的處理材料及其他文字材料等。
（三）財會檔案：會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算專業材料。
第二十五條 歸檔時間
（一）技術檔案：依據建設程序，按實施方案、作業設計、工程施工、檢查驗收、政策兌現、后期管護等程序分階段歸檔。
（二）文書檔案：依據國家有關規定，每年6月底前完成對上年度形成文件材料的歸檔工作。
（三）財會檔案：依據國家有關規定，在有關材料形成后的第3年歸檔。
第二十六條 退耕還林工程檔案分為永久、長期、短期3種保管期限。其中，永久為50年以上（含50年），長期為15年至50年（含15年），短期為15年以下。


第六章 保管與借閱


第二十七條 退耕還林工程檔案可以設立專門的檔案庫存放，也可以與其他林業檔案共用一個檔案庫，但要配備專門的檔案柜來單獨保管退耕還林工程檔案。
第二十八條 檔案庫必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗及其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防鼠、防塵、防火、防太陽光直射、防有害氣體等設施設備。
第二十九條 保管檔案資料，必須確保分類清楚、組卷合理、裝訂整齊、排列有序、規范美觀，且檢索目錄齊全。
第三十條 應定期檢查、清點庫藏檔案資料。發現檔案霉爛、褪變、破損或賬物不符時，必須及時追查、處理和修復。
第三十一條 要嚴格執行檔案借閱登記制度，認真履行交接簽字手續，借出的檔案資料要限期歸還，并確保檔案資料整潔、完好無損。


第七章 附 則


第三十二條 各省級林業主管部門可根據本辦法，結合本地區實際，制定實施細則。
第三十三條 本辦法由國家林業局負責解釋。
第三十四條 本辦法自2015年5月1日起施行，有效期到2020年12月31日。《退耕還林工程檔案管理辦法》（試行）(辦退字〔2003〕33號)同時廢止。