廣東省中山市人民政府

中山市城鄉建設檔案管理辦法

中山市人民政府令第8號


中山市城鄉建設檔案管理辦法




第一章 總則




第一條 為加強城鄉建設檔案管理，充分發揮城鄉建設檔案在城鄉規劃、建設及其管理中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國城鄉規劃法》《科學技術檔案工作條例》《廣東省檔案條例》等有關法律法規，結合本市實際，制定本辦法。

第二條 本市行政區域范圍內城鄉建設檔案的管理，適用本辦法。

本辦法所稱城鄉建設檔案，是指在城鄉規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄。
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第三條 中山市城鄉建設檔案工作實行統一領導、統一標準、集中管理的原則，確保城鄉建設檔案的完整、準確、安全和有效利用。

第四條 市城市建設檔案館是市城鄉建設檔案管理機構，由市城鄉規劃主管部門領導，業務上受市檔案行政管理部門指導和監督。市城鄉建設檔案管理機構具體負責以下工作：

（一）會同市檔案行政管理部門及水務、交通運輸等相關主管部門，制定并組織實施城鄉建設檔案事業發展規劃，草擬本市城鄉建設檔案管理制度，確定城鄉建設檔案集中管理范圍和技術標準；

（二）負責接收、收集、整理、保管本市行政區域內產生的應當進行永久、長期保存的城鄉建設檔案；

（三）收集、征集、保管有地方特色的各門類城鄉建設檔案資料，不斷豐富館藏；

（四）對館藏檔案、資料進行系統科學管理，開發城鄉建設檔案資源，開展城鄉建設檔案編纂研究、開發利用和咨詢工作，為城鄉規劃、建設及其管理工作提供服務；

（五）指導各鎮政府（管理委員會、街道辦事處）城鄉建設檔案管理工作，負責職責范圍內的業務指導及培訓工作；

（六）配合市檔案行政管理部門對鎮政府（管理委員會、街道辦事處）和其他有關單位城鄉建設檔案工作進行監督、檢查。

第五條 各鎮政府（管理委員會、街道辦事處）應當加強對本鎮區城鄉建設檔案工作的領導，指定有關機構負責本鎮區城鄉建設檔案的收集和管理工作。

住房城鄉建設、水務、交通運輸等主管部門應當按照建設工程質量管理規定，加強本系統城鄉建設檔案的監督管理、收集、保管工作。

第六條 本市各類建筑物、構筑物、地下地上管線的建設、使用或者維護單位，應當指定專職機構和人員負責本單位的城鄉建設檔案收集和保管工作。

第七條 各類城鄉建設檔案的收集、歸檔、整理，按照國家有關規定執行。

建設單位和勘察、設計、施工、監理單位對建設工程檔案的

真實性、準確性負責。建設工程檔案涉及的文件內容和簽字蓋章，應當符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面技術標準和技術規范的要求。

對國家規定應當立卷歸檔的材料，經辦人員必須按照規定，定期向本單位的檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。




第二章 城鄉建設檔案的報送與接收




第八條 市城鄉建設檔案管理機構接收和管理下列檔案：

（一）各類城鄉建設工程檔案

1．工業、民用建筑工程；

2．市政基礎設施工程；

3．公用基礎設施工程；

4．交通基礎設施工程；

5．園林、風景名勝工程；

6．環境保護工程；

7．城市防洪、水利、抗震、人防工程；

8．包括地下管線在內的各類地下空間建設工程；

9．軍事工程檔案資料中，除軍事禁區和軍事管理區以外的穿越市區的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖。

（二）城鄉規劃、勘察、設計、施工、監理、園林、風景名勝、環衛、市政、公用、房地產、人防等建設系統各專業管理部

門形成的業務管理和業務技術檔案。

（三）有關城鄉規劃、建設及其管理的方針政策、法規規章、計劃方面的文件、科學研究成果以及城市歷史、自然、技術、經濟等方面的基礎資料。

（四）城市古舊地圖、歷史建筑構件等珍貴檔案。

（五）其他具有保存價值的城鄉建設檔案。

不動產登記檔案資料由中山市土地房產產權檔案館負責接收和管理，業務上受市檔案行政管理部門監督和指導。

第九條 城鄉規劃主管部門在建設工程規劃許可環節應當向建設單位發送《建設工程檔案報送責任通知書》，明確建設工程檔案報送責任和內容。

建設單位應當從工程立項起，向勘察、設計、施工和監理單位提出建設工程紙質檔案、聲像檔案、電子檔案等的編制報送要求，做到建設工程檔案材料的收集、編制與工程進度同步，保證建設工程檔案材料的完整。

市城鄉建設檔案管理機構應當對建設工程檔案工作提供必要的咨詢服務，開展建設工程檔案業務指導與檢查，確保相關單位收集、編制符合國家標準的建設工程檔案。

第十條 建設單位在建設工程完工后組織竣工驗收前，應當提請市城鄉建設檔案管理機構對工程檔案進行預驗收。建設工程檔案預驗收合格后，由市城鄉建設檔案管理機構出具工程檔案認可文件。屬于市重大建設項目的，市城鄉建設檔案管理機構應當

將其認可文件抄送市檔案行政管理部門。

城鄉規劃、住房城鄉建設主管部門在辦理建設工程規劃條件核實、竣工驗收備案時，應當查驗建設工程檔案認可文件。

第十一條 建設單位應當在工程竣工驗收合格之日起六個月內，向市城鄉建設檔案管理機構報送一套符合規定的工程檔案。

市城鄉建設檔案管理機構應當對報送的工程檔案進行審核，對符合接收要求的，出具接收文件；不符合接收要求的，應當限期整改。

停建、緩建工程的檔案，建設單位應當妥善保管，或委托市城鄉建設檔案管理機構代為保管。

每項建設工程應當至少編制兩套檔案，一套移交市城鄉建設檔案管理機構保存，一套由建設單位保管使用。建設單位應當按照有關規定、合同約定，向有關部門和單位提供檔案或者檔案復印件。

第十二條 向市城鄉建設檔案管理機構報送的城鄉建設檔案，應當符合下列要求：

（一）水利工程、公路和水運建設工程檔案材料，按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求（GB/T11822）》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范（GB/T18894）》以及相關行業規范整理立卷；

（二）其他建設工程檔案材料，按照《建設工程文件歸檔規范（GB/T50328）》《建設電子文件與電子檔案管理規范（CJJ/T117）》等相關行業規范整理立卷；

（三）檔案材料原則上是原件，法律、法規、規章及上級文件對歸檔材料另有規定的除外。

建設單位在報送檔案時，應當將按照有關規定形成的圖表、聲像等紙質、電子和其他載體形式的檔案，一并報送市城鄉建設檔案管理機構。

第十三條 新建、擴建、改建的地下管線工程，在工程覆土前，建設單位應當委托具有相應資質的工程測繪單位進行竣工測繪，形成準確的竣工測繪數據文件和管線工程測量圖，并符合相關技術標準和城鄉建設檔案管理要求。

管線工程竣工圖應當以竣工測量成果為依據，根據市城鄉建設檔案管理機構提供的建設區域周邊地下管線現狀圖進行繪制，做好與現狀管線的接邊繪制工作，并按相關要求編制成果表和成果入庫電子文件。

負責地下管線普查和補測補繪的單位，應當在普查、測繪結束后六個月內向市城鄉建設檔案管理機構報送地下管線普查和補測補繪檔案。

地下管線專業管理單位應當每年向市城鄉建設檔案管理機構移交更改、報廢、漏測部分的管線現狀圖和資料。

第十四 條城鄉規劃、園林、風景名勝、環衛、市政、公用、房地產、人防等建設系統各專業管理部門形成的業務管理和業務技術檔案，具有永久保存價值的，在檔案形成后五年內，按本辦法規定向市城鄉建設檔案管理機構移交；具有長期保存價值的，由市城鄉建設檔案管理機構根據城鄉建設的需要選擇接收。

第十五條 對改建、擴建和建筑物重要部位維修的工程，建設單位應當組織設計、施工單位據實修改、補充和完善原建設工程檔案。凡結構和平面布置等改變的，應當按照本辦法做好建設工程檔案的收集、歸檔、整理和報送工作。




第三章 城鄉建設檔案的保管與利用




第十六條 市城鄉建設檔案保管、使用單位應當建立健全城鄉建設檔案保管、利用工作制度，嚴格執行國家保密法律法規及其他保密規定，嚴防城鄉建設檔案散失和泄密。

第十七條 市城鄉建設檔案館庫建設應當符合國家有關標準。庫房應當達到防盜、防火、防震、防雷、防水、防潮、防高溫、防霉、防蟲、防光和防污染的要求，采用先進技術和設備，確保檔案的安全。

檔案保管單位對破損、變質的檔案，應當及時采取保護補救措施；對重要的城鄉建設檔案應當復制副本，分別保管。

第十八條 市城鄉建設檔案管理機構應當加強信息化建設，按照國家信息安全等級保護標準和涉密信息系統分級保護管理規定，建立符合國家電子文件管理及歸檔功能要求的信息系統，配備現代化的監控、聲像、存放等設備，采用數字化信息管理技術，整合城鄉建設檔案信息資源，形成城鄉建設檔案信息網絡。

市城鄉建設檔案管理機構應當使城鄉建設檔案信息管理系統與市綜合檔案館信息系統互聯互通，實現檔案信息共享，依法為社會提供服務，并對檔案管理采取以下措施：

（一）對需要永久保存的城鄉建設檔案采取現代化技術手段備份保存，對電子介質形式的城鄉建設檔案進行異地備份保存；

（二）電子、聲像檔案的存放，應符合信息安全要求，具備載體存放環境；

（三）建立城鄉建設檔案資料信息庫、目錄庫，匯編城鄉建設檔案綜合信息。

市城鄉建設檔案管理機構應當就城鄉建設檔案信息化管理事項制定工作機制、明確工作措施，鼓勵、促進建設單位應用統一高效的城鄉建設檔案信息系統管理本單位的建設工程檔案，逐步實現電子檔案材料在線采集、歸檔、移交、保管和利用。

第十九條 市城鄉建設檔案管理機構在檔案利用時，應當逐步以縮微品、復制件或電子檔案等形式代替原件提供利用。

對重要珍貴檔案應當以復制件或電子檔案等形式代替原件提供利用。

載有城鄉建設檔案管理機構印章標記的檔案復制件同檔案原件具有同等效力。

第二十條 城鄉建設檔案的鑒定、銷毀應當遵守有關法律、法規的規定，禁止擅自銷毀城鄉建設檔案。

銷毀的城鄉建設檔案，應當造具清冊，經單位領導審定后，報上級主管機關備案。

銷毀城鄉建設檔案，應當指定監銷人，防止泄密。

第二十一條 中華人民共和國公民和組織，持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的城鄉建設檔案。

外國人或者外國組織利用已開放的城鄉建設檔案，須經中國有關主管部門介紹以及市城鄉建設檔案管理機構同意。

利用未開放的城鄉建設檔案，按照國家有關規定執行。

第二十二條 向市城鄉建設檔案管理機構移交、捐贈、寄存城鄉建設檔案的單位和個人，對其檔案享有優先利用權。

捐贈、寄存檔案的單位和個人可對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，其合法權益受法律保護。

第二十三條 新建、擴建、改建的各類建設工程，建設單位應當及時、充分地利用城鄉建設檔案，查清地下管線情況，保障建設項目的設計和施工質量，防止各類損害事故的發生。

施工單位在施工中發現未建檔的地下管線，應當及時通過建設單位向城鄉規劃主管部門報告，由城鄉規劃主管部門責令并協助用地產權單位查明管線性質，責令管線產權單位進行補測并向市城鄉建設檔案管理機構報送有關檔案。

第二十四條 禁止出賣屬于國家所有的城鄉建設檔案。

國有企業事業單位資產轉讓時，轉讓有關城鄉建設檔案按照國家有關規定辦理。

城鄉建設檔案復制件的交換、轉讓和出賣，按照國家有關規定辦理。

第二十五條 鼓勵單位和個人向市城鄉建設檔案管理機構捐贈、寄存與城鄉建設有關的檔案資料。捐贈檔案經專家鑒定具有歷史收藏價值的，按有關規定給予捐贈人獎勵。

第二十六條 經市政府同意，市城鄉建設檔案管理機構可以根據實際需要和庫容條件收集本辦法實施前已建成的建設項目的檔案及有關資料，各有關單位有責任收集、整理并根據法律法規及有關規定進行報送。




第四章 其他規定




第二十七條 屬于市水務主管部門管理的水利建設工程，其檔案在報送市城鄉建設檔案管理機構前的收集、歸檔、整理等工作，由市水務主管部門按照有關規定和標準實施監督管理。

屬于市交通運輸主管部門管理的公路建設、水運建設工程，其檔案在報送市城鄉建設檔案管理機構前的收集、歸檔、整理等工作，由市交通運輸主管部門按照有關規定和標準實施監督管理。

市水務主管部門、交通運輸主管部門根據法律法規規章和上級文件規定，對本部門管理的建設工程檔案進行驗收后，建設單位直接按照本辦法第十一條規定向市城鄉建設檔案管理機構報送檔案。

第二十八條 屬于市重大建設項目的檔案，由市檔案行政管理部門和有關主管部門按照國家有關規定和標準對項目檔案進行專項驗收。驗收內容與本辦法第十條涉及內容重合的，應當與城鄉建設檔案管理機構預驗收意見進行銜接，避免不同標準和重復驗收對重大建設項目造成影響。

市投資主管部門和有關主管部門應當支持和配合檔案行政管理部門加強重大建設項目檔案監管工作，按照規定參與中間檢查和檔案專項驗收工作。市投資主管部門應當將年度重大建設項目計劃抄送市檔案行政管理部門和市城鄉規劃主管部門。

第二十九條 違反城鄉建設檔案管理相關規定的行為，由有關部門依照相關規定依法依規處理。




第五章 附則




第三十條 本辦法自2018年4月1日起施行。2002年2月中山市人民政府發布的《中山市城市建設檔案管理辦法》（中府〔2002〕30號）同時廢止。