[ 王瑜 ]——(2011-12-26) / 已閱5564次
集團企業如何建立商標登記薄
大型企業集團有眾多的成員企業，集團成立商標管理部門后要做的第一件事情是要準確了解成員企業的商標注冊情況，并建立商標登記薄。商標登記薄在大多數情況下使用Excel建立表格基本可以滿足集團企業商標管理工作，如果成員企業商標總數多達千個以上則要考慮使用商標管理軟件。Excel表格可以任意、幾乎無限制地設置各種項目，商標各種注冊事項以及其他需要了解的事項都可以設立項目，而且Excel表格具備篩選功能，可以設置不同條件對商標進行篩選以便進行分類實現動態管理。使用Excel表格制作商標登記薄，主要設置：商標基本信息、代理機構信息、公司管理人信息三個大的管理事項即可。以下分別介紹如何設立大的管理事項：
如何設置商標基本信息
商標基本信息主要包括：商標名稱或圖形、注冊號、注冊類別、申請日期、注冊日期、法律狀態等（如圖1）。以上信息商標證上基本都包含了，但在集團建立統一的商標管理制度前成員企業如果沒有專門人員負責具體商標事務，就缺乏信息采集渠道，因此收集這些信息并不容易，要么信息不完整，要么干脆得不到任何信息。
圖1
不能從成員企業直接收集到信息，則需要從外部查詢，所有商標的基本注冊信息都是公開的，在國家商標局的官方網站可以準確查詢到。但是國家商標局官方網站查詢到的數據不能被導出，每項信息都需要逐項摘抄下來，通過這種方式逐項采集每一個商標的各項基本信息非常費時間。如果成員企業商標較多可以使用專門的查詢軟件，可以借助代理機構的資源，規模較大的代理機構都有專門的商標查詢軟件，使用該軟件只有輸入企業名稱，該企業名下所有商標的各項基本信息自動導入到一個Excel表格中，商標名稱及圖形也專門生成一個表格。只要將表格中對于企業日常管理沒有意義的“申請人地址”、“初審頁碼”等項目刪除該表格直接可以成為商標登記簿組成部分。使用這個軟件方便、快捷、準確，即便集團有幾百家企業，代理機構當天就能將全部信息反饋在一張表格里。使用這個軟件有個問題提請注意：集團成員企業因為并購等原因變更了名稱，如果沒有及時變更，使用新名稱查詢不到商標注冊信息時，不要簡單判斷這家企業沒有申請商標，還需要用以前的名稱進行查詢。
使用這個軟件查詢的結果并不是十分完善，缺乏“法律狀況”等項目，不能把握各個商標的法律狀態。商標的法律狀態可以通過注冊日期來判斷，“注冊日期”項目下對應有具體日期的一般為有效商標，如果是空白的有幾種可能：該商標還在注冊過程中、被異議或者被駁回，其法律狀態需要進一步進行核實。核實法律狀況首先可以從“申請日期”項目中的申請時間來判斷，如果申請時間在一年以內的可以基本判斷該商標還在注冊過程中，如果申請時間超過一年多需要從國家商標局的官方網站進行核實，輸入商標注冊號就可以查詢到該商標是在復審中、還是被駁回、無效等，再將具體信息在表格中完善。
如何設置代理公司信息
企業申請商標一般都找代理機構代為申請，商標在申請或者在復審過程中，代理機構很重要，商標申請程序有嚴格的時間規定，一旦錯過規定的時間，將導致商標不能獲得注冊。有的企業會組合申請商標，將一個組合商標拆解成幾個商標注冊，并盡量在其他可能涉及到的類別都進行注冊，這樣的組合商標只要一個被駁回就會影響到整個商標組合的完整性。我國商標申請量在急速膨脹，注冊商標可以使用的詞匯量有限，因而商標申請因為近似被駁回的概率很高，如果不爭取導致企業商標策略整體受到影響。在實踐中由于企業人員變動較大，代理公司收到駁回通知找不到具體的聯系人就發一份傳真了事，企業因此錯失了爭取獲得注冊的機會。
保持和代理公司的及時溝通非常重要，商標登記薄必須有代理機構的名稱和具體聯系人等信息（如圖2）。代理機構信息使用本文提到的軟件不能查詢到，如果不知道代理機構可以進入國家商標局的官方網站查詢，由代理機構代為申請的商標基本信息中包含了代理機構信息。查到代理公司后，就可以打電話查詢負責該商標申請事務的代理人，一般的代理機構都有較為完善的檔案管理制度，可以查詢出具體負責人，即便原負責人離開，必然也有人接手負責。代理公司的聯系信息比較容易核實和設置。
圖2
如何設置公司管理信息
設置公司管理人信息是要求成員企業落實具體的負責人，使集團可以對成員企業的商標事務進行垂直管理。管理人不能隨意指定，各成員企業商標管理的具體情況并不一致，有的企業商標較多對商標的管理也比較重視，如果有指定的人負責，直接由原來的人員負責即可。但是大多數企業商標數量有限，也不需要再注冊其他商標，商標獲得注冊后一般不需要進行特別的管理，這種情況下直接由集團負責即可，成員企業不需要設置管理人員，如果商標還在申請過程中必須指定人負責，根據各集團的管理模式不同可以指定法務部或者行政部門人員擔任管理人。公司管理人信息只要登記管理人姓名及聯系電話即可（如圖3）。
圖3
建立商標登記薄的工作量并不大，商標基本信息可以通過專門的軟件查詢獲得，軟件不能查詢到的少量信息可以在國家商標局官方網站進行核實。商標登記薄可輕松建立起集團企業商標管理架構，每隔幾個月要求成員企業上報一次商標注冊信息，或者直接通過國家商標局官方網站查詢成員企業商標動態，對相關事項進行更新。一份簡單的商標登記薄即可準確、系統、全面、動態掌控集團成員企業的商標注冊情況，非常的小工作量就可以實現對整個集團所有成員企業的商標管理。
以上介紹的商標登記薄制作方法同樣適用非集團企業，與集團企業相比工作量還要小很多。
作者：王瑜 電子郵件：lawyerwy@263.net。
